Vom Mythos „If it ain’t broken, don’t fix it“ – oder wann die Zeit reif ist für eine neue Softwarelösung

Vor mehreren Jahren wurde in Ihrem Betrieb oder Institut eine neue Softwarelösung eingeführt. Viele Monate der Organisationsanalysen, spezifisch zugeschnittener Anpassungen und etliche Mitarbeiterschulungen später deckt die neue Software nun ein größeres Spektrum an Anforderungen ab und soll das Arbeitsleben einfacher machen. Weil schließlich viel Zeit und Geld investiert wurde, gilt für viele Betriebe auch Jahre später: „If it ain’t broken, don’t fix it!“

Tatsächlich kann aber das Festhalten an veralteter Software eine Verkomplizierung des Arbeitstalltags und einen Rückgang der Produktivität bedeuten. Denn schließlich hat sich nicht nur die Technologie in den Jahren weiter entwickelt, sondern auch Ihr Betrieb. Geänderte Anforderungen oder Lücken im Aufgabenspektrum einer Software führen dann oft zu „Insellösungen“, die die Mitarbeiter nicht selten in Eigeninitiative umsetzen. Bestehen bereits Excel-Listen oder Word-Dokumente, um die Leerstellen der alten Software zu füllen, ist ein Wechsel zu einer neuen Lösung in den meisten Fällen effizienter.

Ebenso sind erhöhtes Email-Aufkommen oder steigender Papierverbrauch deutliche Zeichen für eine desintegrierte und fragmentierte Softwarelandschaft. Ständiges Hin- und Herexportieren zwischen Programmen sowie Umdenken von einer Methode zur nächsten führt nicht nur zu mehr Frust im Arbeitsalltag, sondern auch zu Verlust von Information und Überblick.

Insbesondere was die Sicherheit Ihrer Daten betrifft, kann ein Festhalten an veralteter Technologie mehr Schaden anrichten als vermeintlich Ressourcen sparen. Zudem erlauben viele veraltete Softwarelösungen den Zugriff auf die betriebsrelevanten Daten in der Regel nur von einem Ort, was den heutigen Anforderungen eines mobilen Arbeitsalltags längst nicht mehr entspricht. Ist mittlerweile auch das Vertrauen in den Softwareanbieter von einst gesunken, ist ein Umdenken in Richtung einer neuen Softwarelösung notwendig.

Genau wie Ihr Betrieb sollte sich Ihre Software entwickeln und mit neuen Anforderungen und fortschreitender Technologie mitwachsen. Statt Investitionen um das bestehende System herum zu tätigen, kann sich der Wechsel zu einer modernen Lösung als weitaus Ressourcen- und Zeitsparender herausstellen.

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