Wie viel darf Software kosten?

Vorerst muss eingegrenzt werden, dass wir hier von unternehmensrelevanter Software reden, also von Software-gestützten Workflow Management Systemen oder, wie im allgemeinen Sprachgebrach auch oftmals genannt, von ERP Systemen (Enterprise Resource Planning).

Auf welchen Namen man sich auch immer einigt, es geht letztendlich immer um ein paar essenzielle Bedürfnisse:

– Zentraler Zugriff auf die unternehmenseigenen Daten, d.h. auf Kontakte und Adressen, auf Artikel und Angebote, auf Rechnungen und Verträge, etc.

– Vermeidung von doppelter Dateneingabe, da dies schnell zu ungewollten Flüchtigkeitsfehlern führt.

– Automatisierung von Arbeitsabläufen, da eine händische Abarbeitung von vielen kleinen Schritten immer mühsam ist.

Davon lässt sich also ableiten, dass ein Zusammensuchen von Informationen und Daten, die an unterschiedlichen Orten abgelegt sind – zB eine Liste in Excel, eine Bestätigung in Word, eine Notiz in einer Email – Zeit und Geld kostet.

Ebenso kostet es Zeit und Geld, Daten doppelt zu erfassen und dadurch entstandene Fehler zu bereinigen. Bleibt noch die manuelle Abarbeitung von vielen kleinen Arbeitsschritten, die neben Nerven schon wieder Zeit und Geld kostet.

Laut Statistischem Bundesamt (Destatis) bezahlten deutsche Arbeitgeber*innen für eine geleistete Arbeitsstunde im Jahr 2015 durschnittlich 32,70 €. In Österreich liegt dieser Wert fast gleichauf bei 32,50 €.

Wenn man in einem Unternehmen also eine Software um gut 30,- € pro Arbeitsplatz/Monat einführt, dann rechnet sich die Einführung ab dem Moment, ab dem man sich tatsächlich Kosten durch weniger zu leistende Arbeitszeit spart. Im Fall von MARVA amortisiert sich die Software daher ab dem Punkt, ab dem die Bildungseinrichtung pro lizenziertem Arbeitsplatz zumindest eine Stunde Arbeitszeit monatlich spart, wobei der tatsächliche Effekt, also die tatsächlichen monatlichen Einsparungen, um ein Vielfaches höher anzusetzen ist.

Zusammengefasst lässt sich also sagen: Die Kosten von Software sollten immer von der Seite betrachtet werden, von der sich Kosten faktisch im Unternehmen einsparen lassen.

Und dieses Einsparungspotenzial ist durch zentrale Datenhaltung, Vermeidung von mehrfacher Dateneingabe, Einschränken von vermeidbaren Fehlern und Automatisierung von Arbeitsschritten nicht zu unterschätzen.